Iata un adevar pe care nu vrem sa il recunoastem cu voce tare: nimanui nu ii plac sedintele.
Stii filmele care au in centrul povestii o sectie de politie sau o redactie de stiri unde totul se intampla foarte repede, personajele se inteleg din priviri, isi continua unul altuia frazele si rezolva cazurile cat ai bate din palme? Asta si-ar dori si angajatii din companii, in loc sa piarda vremea cu sedinte interminabile care cu greu duc la vreun rezultat.
Daca in film, trucul cu dinamismul sta in jocul actorilor si in plimbarea rapida a camerei de filmat, de la un cadru la altul, la birou, secretul se numeste whiteboard meetings.
Ce inseamna asta (pentru companiile care nu au implementat inca o astfel de varianta)? Spre deosebire de alte intalniri de status, un astfel de meeting pune accentul pe vizualizare, cu ajutorul tablelor magnetice, sau al unui whiteboard mobil – metoda care face ca toti participantii sa retina mult mai usor aceleasi mesaje si aceleasi obiective.
Sedintele de tip whiteboard meetings sunt considerate cele mai eficiente, pentru ca reduc timpul petrecut in intalniri la aproximativ 30 de minute, incurajeaza interactiunea si deciziile transparente si imbunatatesc nivelul de cunoastere al tuturor membrilor echipei.
Daca in compania ta sedintele lungi si neproductive au devenit cu adevarat o problema, este cazul sa iei in calcul si alte solutii, utile chiar daca planuiesti deja sa folosesti un whiteboard:
1. Invita in intalnire doar persoanele care au o responsabilitate directa in proiectele ce urmeaza a fi discutate. Restul departamentului isi poate vedea, in continuare, de sarcinile zilnice.
2. Managerul care organizeaza intalnirea trebuie sa aiba intotdeauna un plan scris si sa mute discutia de la general, la specific, in asa fel incat mesajele si obiectivele sa fie foarte clare pentru toti participantii la discutie.
3. Nu te abate de la planul stabilit. Cu alte cuvinte, nu veni cu intrebarea “Despre ce credeti ca am mai putea discuta?”, daca timpul este limitat.
4. Fara intarzieri si discutii inutile. Daca iti doresti sa sudezi echipa, se gasesc alte momente mai bune pentru conversatie: pauzele de masa, iesirile la bere, la finalul saptamanii de lucru, diminetile in care toti angajatii se regasesc in jurul aparatului de cafea.
5. Nu este nevoie de minuta intalnirii de fiecare data. Pentru discutiile mai protocolare, un raport la final de sedinta poate fi important; daca sunt discutate, insa, aspecte curente, este suficient ca toti participantii sa aduca cu ei agenda. Sursa foto: Shutterstock.com